효율적인 업무 수행방법! 지우잡을 아는가 !

 

 

회사생활을 하면서 가끔식 업무량이 자신에게만 몰리거나 폭주할 때가 있다. 아마도 눈앞이 깜깜해짐을 느낄것이다. 이럴때는 이런 방법으로 대처해보자. "지우잡"이라고 들어보았는가?  웅진코웨이에서도 "지우잡"운동을 한것으로 안다. 이는 불필요업무를 제거하여 효율성을 높이는 방법이다. 즉 지우다 + Job의 합성어로 쓰인다. 

우선순위 정하기

우선 지우잡운동을 하기전 업무의 우선순위를 정하여야 한다. 우선순위를 정할때에는 투자규모, 투자대비가치, 일의 상징성을 기준으로 한다. 이것을 기준으로 업무항목별 우선순위를 정하고 덜 필요한 업무를 버린다면 업무부담이 줄어들고 직원들이 스스로가 좀더 열정적으로 업무에 집중할수 있고 회사차원에서는 이직도 줄일수 있다. 

단계별 실행방법

첫번째,  "현황파악"을 위해 현재 개인별 매일하고 있는 업무list, 각 업무별 소요시간 및 비중을 파악한다. 무슨일을 하고 있는지를 정확하게 파악해야만 업무를 없애거나 줄일수 있기 때문이다.

두번째,  "평가"를 해야 하는데, 각 업무가 회사 및 팀의 목표를 기준으로 중요도를 평가한다. 각 항목별 중요한지 여부는 해당업무가 해도되고 안해도 되는 업무는 과감히 없애야 한다.

세번째,  "개선안 도출"을 위해 중요도가 낮은 일은 삭제 또는 줄이고, 이에따라 확보된 시간을 어디에 어떻게 활용할지 개선안을 도출한다.  예를들어 수시적인 보고, 회의를 주간단위 또는 월간단위로 정해진 시간에만 1~2회로 하고, 간단한 건에 대해서는 이메일로 보고하여 효율적인 시간 운영을 할 수 있다.

네번째, "수정"은 해당 팀원들과 업무내용을 공유하고 피드백 받는 과정이다. 업무가 상호 겹치지 않고 필요한 정보를 누구에게서 받을수 있는지 등을 알수 있어야 한다.

다섯번째, "실행"은 최종적으로 상사의 Cofirm을 받은후 실행을 하면 된다. 상사와의 협의를 통해 조정해야만 자신이 하는 업무에 대해 인정을 받을수 있다.

여섯번째, "결과공유"는 직원모두가 최종결과에 대한 정보를 공유하고 미흡한 부분은 찾고 개선시켜 나가면 된다.

이렇게 전사차원에서, 팀이나 개인별로 쓸데없는 일을 줄이고 이렇게 확보된 시간을 좀 더 가치있고 중요한 일에 투자하면 개인은 일할 맛이 나고 회사는 그로인해 좀더 발전하는 방향으로나아가게되어 결국은 직원과 회사간 상생발전하는 시스템으로 정립될 수 있을 것이다. 

국내기업중 이를 활용한 사례도 있다. 웅진씽크빅은 전 직원이 혁신 활동에 참여할 수 있도록 전사적 시스템을 마련했는데,
업무 달성에 집중할 수 있도록 낭비, 중복, 불필요한 활동을 개선하고 업무 프로세스를 효율화했다. 즉, 창조업무 시간을 확보하기 위해 가치 없는 업무를 덜어내라는 취지로 전사적으로 지우잡을 실시하여 상당한 시간의 업무량을 줄였다.